Flex Office : une nouvelle façon de travailler

Sous l’impulsion du télétravail et de la pandémie de Covid, le monde du travail a connu une transformation radicale. Face à cette évolution, les entreprises cherchent de nouvelles solutions pour optimiser l’espace, réduire les coûts et répondre aux besoins de flexibilité des salariés. Dans ce contexte, le Flex Office remet en question la notion même de bureau attitré. À travers cet article, nous vous fournissons les bonnes pratiques et le guide complet pour réussir la mise en place du Flex Office en entreprise.

Qu'est-ce que le Flex Office ?

Le flex office, également appelé bureau flexible ou flex desk, est un nouveau mode de travail qui révolutionne l'organisation du travail au sein des entreprises. Son principe fondamental repose sur l'absence de poste attitré pour les collaborateurs ou les salariés.

Dans cette organisation flexible, on parle souvent de free seating ou de desk sharing : les travailleurs ne disposent plus d'un bureau fixe et choisissent chaque jour (ou à chaque fois qu'ils viennent sur site) un poste de travail disponible. Cette solution moderne s'inscrit dans l’ère du travail hybride et répond au besoin croissant de souplesse et d'adaptabilité dans la vie professionnelle.

Comment le Flex Office a-t-il évolué ?

L'évolution du flex office a été fortement accélérée par la pandémie de Covid. La crise sanitaire a généralisé le télétravail, entraînant une sous-occupation chronique des bureaux. Ce constat a servi de déclencheur pour une transformation profonde et une adaptation des locaux et du management.

Le changement vers le bureau flexible est devenu une nouvelle organisation logique face à l'essor du travail nomade. Il ne s'agit plus seulement d'une réduction des coûts immobiliers, mais d'une nouvelle organisation managériale, souvent basée sur la confiance, visant à soutenir l'efficacité et l'autonomie des employés.

Quels sont les avantages du flex office ?

Le flex office offre de nombreux avantages pour l'entreprise et le collaborateur :

• Optimiser l'espace et réaliser une réduction des coûts significative sur l'immobilier en adaptant le nombre de postes de travail à l'occupation des bureaux réelle
• Accroître la liberté et l'autonomie des travailleurs en leur permettant de choisir leur environnement de travail en fonction de leur activité du moment.
• Favoriser la collaboration et l’échange en encourageant les employés à interagir avec différents collègues.
• Stimuler l'innovation et la créativité grâce à un environnement de travail dynamique et des nouveaux espaces de travail.
• Répondre à une demande croissante de conditions de travail plus souples sur le marché du travail.

Quels sont les risques et les inconvénients du Flex Office ?

Malgré ses atouts, la pratique du flex office présente des inconvénients et des défis à ne pas négliger :

• Désorientation et perte de repères dues à l'absence de bureau attitré, pouvant générer du stress chez certains salariés.
• Difficultés de concentration pour certains employés, notamment dans un open space.
• Risque d’impact sur la qualité de vie au travail et la vie professionnelle si la mise en place est mal gérée.
• Perte de temps potentielle à chercher un poste partagé ou à s'installer.

Comment mettre en place un Flex Office en entreprise ?

Le passage au Flex Office nécessite une mise en place réfléchie et structurée :

1. Écoute active des collaborateurs : connaître les besoins et attentes réelles des salariés
2. Organisation du travail : définir clairement les règles d'occupation et la nouvelle organisation (en fonction du taux d'occupation, des jours de présence, etc.).
3. Prévoir et aménager de nouveaux espaces de travail diversifiés.
4. Mettre en place un système de réservation (comme un flex desk ou un outil de gestion de la digital workplace) pour garantir une place.
5. Assurer une communication claire et transparente pour expliquer le concept et les bonnes pratiques et veiller à garantir les règles de savoir-vivre.

Quels espaces disponibles en Flex Office ?

L'essence même du bureau flexible est de proposer des espaces de travail variés, répondant aux différents besoins des collaborateurs au fil de leur journée :

• Bureaux partagés ou postes de travail en open space pour les tâches qui ne demandent pas de confidentialité.
• Salles de réunion de différentes tailles pour le travail collaboratif en groupe.
• Espaces dédiés aux appels téléphoniques (phone booth) ou favorisant la concentration individuelle.
• Espaces de coworking internes ou externes pour varier les lieux de travail.
• Bureaux individuels (souvent fermés et en nombre limité) pour les missions nécessitant une confidentialité absolue.
• Espaces ouverts informels pour l'échange et la détente.

Cet environnement de travail partagé doit être pensé comme un lieu de vie et un service pour les employés.

Comment le Flex Office impacte-t-il la productivité ?

L'impact du Flex Office sur la productivité est un sujet central. Bien géré, il peut considérablement améliorer l'efficacité :

• En offrant un environnement de travail dynamique qui favorise le travail collaboratif et la communication.
• En permettant aux employés de choisir l'espace de travail le plus adapté à la nature de leur mission, améliorant ainsi la concentration et la qualité de leur travail.
• En s'alignant sur les exigences du travail moderne et en augmentant la motivation et l'autonomie des collaborateurs.

En somme, le flex office est un véritable levier de transformation et d'amélioration de la qualité de vie au travail s'il est mis en place avec une approche centrée sur l'humain et les besoins réels du collectif de travail. Il nécessite une réflexion en amont pour une mise en place organisée et productive au service de l’entreprise et des collaborateurs.