Aménager ses bureaux en open space

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Aménager ses bureaux en open-space Aujourd’hui, beaucoup d’entreprises font le choix de l’open space. Ce type de configuration de l’espace de travail est en effet très répandu et a su faire ses preuves. Si vous recherchez des conseils pour bien aménager vos bureaux en open-space, vous êtes au bon endroit. BD Mobilier vous guide pour faire les bons choix et bénéficier de conditions de travail optimales.

bureaux en open space

Qu’est ce qu’un open space ?

Si l’on traduit ce mot de l’anglais, open space signifie espace ouvert ou plateau ouvert. Cette traduction nous permet déjà d’avoir une idée plutôt claire de ce dont il s’agit. Pour être plus précis, ce terme désigne des bureaux professionnels qui ne sont pas séparés par des cloisons. C’est un lieu de travail collectif où les collaborateurs travaillent côte à côte ou face à face dans la même pièce. Cela facilite donc les échanges et le travail en équipe. Les open space sont généralement équipés de bureaux en îlots ou multipostes, appelés aussi bench.

Pourquoi opter pour un open space ?

Si autant d’entreprises optent pour des bureaux partagés c’est parce que les avantages de l’open space sont nombreux.

Faire des économies

Qui dit décloisonnement dit forcément gain d’espace. L’open space a un avantage considérable dans les entreprises avec de grosses équipes. Tout le monde est regroupé au même endroit ce qui permet de réduire la surface utilisée dans les locaux et donc d’économiser quelques mètres carrés. C’est un point qui est loin d’être négligeable surtout dans certaines régions où le prix de l’immobilier est particulièrement élevé. Au-delà de la surface des locaux, vous faites aussi des économies sur le mobilier de bureau. En effet, au lieu d’acheter un bureau individuel pour chaque salarié, vous avez besoin de quelques bench où accueillir plusieurs employés à la fois.

Une meilleure façon de communiquer

La communication est primordiale au sein d’une entreprise et d’une équipe. Ce modèle de bureaux ouverts permet de favoriser les échanges entre les salariés. La communication est plus fluide et peut se faire de façon instantanée. Cela vous permet aussi de développer la créativité et de trouver facilement de nouvelles idées ou des solutions en échangeant directement ensemble sur un même projet.

équipe travaillant dans des bureaux open space

Un espace modulable

Dans un open space, vous avez la possibilité de pouvoir occuper l’espace comme vous l’entendez. Vous pouvez créer des îlots où rassembler les membres d’un même service. De plus si vous êtes une entreprise avec des pics d’activités importantes, vous êtes en mesure d’accueillir facilement de nouveaux salariés, apprentis, stagiaires etc.

Un espace de travail convivial

Difficile parfois de se motiver à travailler quand on se trouve seul dans son bureau derrière son ordinateur. Travailler dans un open space permet d’être entouré de ses collègues de travail et de pouvoir évoluer dans un environnement convivial où l’on se sent bien.

Les inconvénients de l'open space

Un environnement professionnel avec un bureau ouvert ne s’avère pas forcément idéal dans certains cas.

Si cela permet de favoriser les échanges entre les collaborateurs, on peut néanmoins considérer que l’open space n’est pas nécessairement un lieu propice à la concentration. Certains métiers et certains types de personnes demandent un environnement calme et dépourvu de distractions. Les allers et venues des collègues, les conversations dans le bureau ou téléphoniques, les bruits de clavier, tous ces éléments peuvent parfois gêner et porter atteinte à la productivité de chacun. De plus, il peut être tentant de vouloir discuter avec un collègue plutôt que de travailler. En ce sens, l’open space a ses limites. Il existe cependant des solutions pour améliorer cela, ce que nous allons voir plus en détails dans la suite de cet article.

concentration dans un open-space

Certains salariés peuvent aussi avoir le sentiment d’être surveillés dans leur travail. En effet, ces derniers étant dans le même bureau que leur supérieurs hiérarchiques, ils peuvent se sentir déstabilisés et même stressés. Cela peut altérer la qualité de leur travail.

On voit donc que l’open space est répandu en entreprise car il revêt de nombreux avantages mais qu’il possède aussi ses limites qui sont généralement en lien avec la personnalité du salarié et sa manière de travailler. En prenant en compte ces différents éléments, nous allons à présent vous présenter quelques solutions pour faire de votre open space un espace de travail idéal pour tous les membres de l’entreprise.

Comment bien aménager ses bureaux en open space ?

Si opter pour une configuration en open space est un choix judicieux pour les entreprises, son aménagement ne se fait pas sans un minimum de réflexion. Pour garantir un environnement professionnel optimal à chaque employé, plusieurs éléments sont à prendre en compte que nous allons à présent aborder.

Avant cela, il nous semble important de rappeler que la norme NF X 35-102 recommande pour les espaces de travail un minimum de 11m² par personne dans un bureau open space. Pour les allées et la circulation des personnes, comptez entre 80 et 90 cm pour un seul sens et 150 cm si deux personnes se croisent ou pour faciliter le passage d’un fauteuil roulant. Dans le contexte de la pandémie du Covid 19, nous vous rappelons néanmoins que des règles de distanciation sociale sont à respecter tout comme le port du masque qui est obligatoire.

Voici à présent les différents points importants pour créer un espace de travail en open space idéal :

L’éclairage

Que ce soit pour un bureau classique, un open space ou même en télétravail, un bon éclairage est indispensable. Une bonne luminosité va éviter à vos yeux de fatiguer devant votre écran d’ordinateur et permettre une meilleure concentration. En open space, il faut pouvoir garantir une bonne luminosité à l’ensemble du personnel avec une répartition homogène des sources de lumière. Pensez aux lampes sur les bureaux. A noter qu’il vaut mieux favoriser l’éclairage naturel et donc travailler dans des locaux avec de grandes fenêtres pour faire entrer la lumière du jour.

bureaux en open space

Les couleurs

Les couleurs vives peuvent vite devenir agressives et nuire à la concentration. Ça ne veut pas dire qu’il faut bannir la couleur mais il vaut mieux opter pour des coloris plus doux comme des tons pastels à assortir avec des tons neutres et des matières naturelles comme le bois.

Conserver une part d’intimité

Le manque d’intimité en open space peut être une réelle difficulté pour certains salariés. Il est important qu’ils puissent avoir chacun leur espace personnel dans ce lieu collectif. Equipez vos bureaux de cloisons séparatrices pour que l’employé n’ait pas la sensation de se faire surveiller et qu’il puisse se concentrer. Vous pouvez aussi créer un espace clôt à l’aide de plantes et de solutions de rangement.

Réduire le bruit

Autre inconvénient : les nuisances sonores qui se multiplient dans des espaces de travail collectifs. Il existe en revanche des solutions pour ne pas se laisser déconcentrer par le bruit. Pensez à des matériaux qui limitent la propagation du son comme de la moquette au sol ou des tapis pour éviter les bruits de chaises qui roulent. Vous pouvez aussi installer des panneaux acoustiques sur les murs. Enfin, il existe des bench avec des cloisons qui absorbent le bruit. Le casque audio ou les écouteurs avec de la musique restent toujours une excellente solution pour les tâches qui demandent beaucoup d’attention.

La décoration

Évitez de trop surcharger un open space. L’idéal est de créer un environnement assez neutre et de laisser le soin aux salariés de pouvoir personnaliser leur bureau avec des objets ou des photos. Ils se sentiront tout de suite plus à l’aise en travaillant dans un espace de travail qui leur ressemble. N’hésitez pas non plus à multiplier les plantes au sein de l’open space pour donner une véritable âme à la pièce.

L’emplacements des bureaux

La place des bureaux doit être pensée pour favoriser la concentration. Pour cela, nous vous conseillons :

  • d’éviter de placer un bureau dos à une fenêtre pour empêcher les reflets sur les écrans
  • d’éloigner les bureaux des portes : les entrées et sorties du personnel et donc les ouvertures, fermetures et éventuels claquements peuvent être gênants

La place des collaborateurs

A l’instar de l’emplacement des bureaux, vous devez penser également à la disposition des personnes. Nous vous conseillons de regrouper les employés par corps de métier, de mettre ensemble les personnes les plus à même d’échanger entre eux. Placez les personnes les plus sollicitées aux abords de l’open space et non au centre pour ne pas déranger les autres. Vous pouvez isoler davantage ceux qui sont en autonomie et qui ont besoin de moins interagir avec les autres.

Le rangement

Les solutions de rangement sont indispensables dans un lieu de travail. En revanche, avec les nombreux bureaux en ilôts, il n’est pas recommandé de surcharger la pièce avec trop de mobilier. Placez vos armoires le long des murs. Pour un gain de place supplémentaire, nous vous conseillons d’opter pour une armoire de bureau à porte coulissante ou à rideaux. Enfin, placez un caisson de bureau par collaborateur à glisser facilement sous un bureau.

Les installations informatiques

Un open space est un lieu de circulation, ça ne serait pas très prudent de laisser traîner les câbles des ordinateurs et autres appareils électriques dans le passage. De plus, ça n’a rien d’esthétique. Pour cela, optez pour des bench avec un trou au centre pour passer les câbles. Vous pouvez aussi y ajouter une goulotte sous le bureau pour éviter aux fils de se mélanger.

En appliquant ces quelques conseils, votre open space devient un lieu de travail agréable et bien agencé. Vous garantissez ainsi à vos collaborateurs, un travail collectif dans les meilleures conditions.