Comment archiver mes documents professionnels ?

La gestion de l'archivage des documents se fait en 4 étapes :

  • l'identification et l'authentification de chacun des documents ; le stockage ;
  • la conservation et la consultation des archives ;
  • la destruction ou le classement final des documents archivés.

La première étape de l’archivage est dédiée à l’identification, l’authentification et conduit au classement indispensable pour une conservation des archives dans les meilleures conditions. Prenez le temps de bien trier et de classer chaque document selon sa nature : courrier, facture et autres papiers administratifs ou de gestion comptable, sociale et fiscale… Le classement et l’archivage de vos documents professionnels demandent que vous disposiez de fournitures et d’équipements dédiés à l’archivage, tels que :

  • Les classeurs, pochettes et chemises et autres protègent documents ;
  • Les boîtes de rangement et caisses d’archives ou dossiers suspendus ;
  • Les étagères et autres meubles de stockage et de rangement comme les rayonnages.

Votre classement ne doit pas se contenter d'être efficace à court terme, il doit aussi être évolutif et prévoir l'intégration de nouveaux documents. Il faut ainsi attribuer pour chaque catégorie des pochettes et une place qui correspondent à son volume et anticiper sur la place qu'elle sera susceptible d'occuper sur le moyen et le long terme. Tous les documents archivés sont uniques et ne répondent pas aux mêmes règles de conservation. Certaines archives se conservent 5 ans, d'autres 10 ans ou à vie. N’oubliez pas d’archiver vos documents de manière régulière ; ainsi, vous gagnerez du temps et l’archivage sera d’autant plus facile qu’il sera entrepris sans plus attendre.

Quels sont les documents à conserver et pendant combien de temps ?

La conservation des archives professionnelles est une obligation à respecter selon la réglementation en vigueur. Au-delà de la contrainte, l’archivage comporte des avantages et des enjeux d’ordre juridique et économique. Une archive conservée doit être accessible et consultable. Les archives papiers restent le support de conservation le plus confortable pour être consulté, bien que la numérisation présente aussi des avantages en terme de gain de place, de facilité de recherche par mots clés, référence ou numérotation.

Documents civils et commerciaux

  • Les contrats conclus dans le cadre d'une relation commerciale, les documents bancaires et les documents établis pour le transport de marchandise doivent être conservés pendant 5 ans.
  • Les déclarations en douane doivent être conservés pendant 3 ans.
  • Les contrats d'acquisition ou de cession de biens immobiliers ou fonciers doivent être conservés 30 ans.
  • Les autres documents tels que les factures clients ou fournisseurs, les contrats conclus par voie électronique, les correspondances commerciales telle que les bons de commande, les bons de livraison... doivent être conservés 10 ans.

Documents et pièces comptables

  • Les livres et les registres comptables, ainsi que les pièces justificatives doivent être conservés pendant 10 ans.

Documents fiscaux

  • Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans.

Documents sociaux

  • Les statuts de la société doivent être conservés pendant 5 ans à partir de la radiation de la société du registre du commerce et des sociétés ;
  • Les documents relatifs au compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe...) doivent être conservés 10 ans ;
  • Les convocations, les feuilles de présence, les pouvoirs, les rapports du gérant ou du conseil d'administration doivent être conservés pendant 3 ans.

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